Sist oppdatert: 19.06.2025

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan ArctiqTek behandler personopplysninger i forbindelse med generell kundekommunikasjon, leveranse av AI-chatboter til bedrifter, samt bruk av våre nettsider og tjenester. For personvern knyttet til bruk av chatbot-tjenester levert til våre bedriftskunder, se eget avsnitt lenger ned.

1. Behandlingsansvarlig

Navn: NivoTek
E-post: erik@nivotek.com

2. Hvilke personopplysninger behandles?

Vi behandler følgende opplysninger om kontaktpersoner hos bedriftskunder og samarbeidspartnere:

• Navn

• E-postadresse

• Telefonnummer

• Stillingsbetegnelse og firmanavn

• Kommunikasjon via e-post og andre kanaler

• Møtebookinger og informasjon knyttet til dette (tidspunkt, agenda, deltakerinformasjon)

• Eventuell kundeinformasjon som inngår i prosjekter, f.eks. dokumentasjon eller testdata

Vi innhenter ikke personopplysninger via kontaktskjema på nettsiden. Opplysninger mottas via e-post, bookingtjeneste eller ved direkte kontakt.

3. Formål med behandlingen

Personopplysninger behandles for å:

• Svare på henvendelser

• Inngå og oppfylle avtaler

• Levere og dokumentere tjenester

• Fakturere og følge opp kundeforhold

• Organisere og administrere møtebooking og kommunikasjon

• Overholde rettslige forpliktelser, som regnskapslovgivning

4. Rettslig grunnlag

Behandlingen skjer med grunnlag i:

• GDPR art. 6 (1)(b) Avtaleoppfyllelse

• GDPR art. 6 (1)(f) Berettiget interesse (kommunikasjon, relasjonsforvaltning)

• GDPR art. 6 (1)(c) Rettslig forpliktelse (bokføring m.m.)

5. Lagring og sletting

Opplysninger lagres så lenge det er nødvendig for formålet, og i tråd med regnskapsmessige og lovpålagte krav.

• E-postkorrespondanse og bookingdata knyttet til kundeforhold kan lagres i opptil 5 år

• Regnskapsdata lagres i henhold til bokføringsloven i inntil 5 år etter regnskapsårets slutt

6. Mottakere av personopplysninger

Personopplysninger deles ikke med tredjeparter med mindre det er nødvendig for tjenesteleveransen eller kreves ved lov. Eksempler på slike mottakere:

• Regnskapsfører

• Systemleverandører for e-post, booking og prosjektverktøy (f.eks. Google Workspace, go.setmore.com, Notion)

• Eventuelle underleverandører i konkrete prosjekter

Alle slike mottakere er underlagt databehandleravtale der det er påkrevd.

7. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• Be om innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg

• Kreve retting eller sletting

• Protestere mot eller be om begrensning av behandlingen

• Kreve dataportabilitet der det er aktuelt

Send forespørsel til: erik@arctiqtek.com

Du har også rett til å klage til: Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo
E-post: postkasse@datatilsynet.no
Nettside: www.datatilsynet.no

8. Informasjonssikkerhet

Vi beskytter personopplysninger gjennom:

• Tilgangsstyring og passordbeskyttelse

• Sikker e-posttjeneste (Google Workspace)

• Sikker bookingtjeneste (go.setmore.com)

• Rutiner for sletting og arkivering

• Avtaler og taushetserklæringer med involverte parter

9. Informasjonskapsler (Cookies)

Vår nettside bruker informasjonskapsler (cookies) for å forbedre brukeropplevelsen og samle inn anonym statistikk om hvordan nettsiden brukes.

Typer cookies vi bruker:

• Nødvendige cookies: Disse er nødvendige for at nettsiden skal fungere korrekt og kan ikke deaktiveres.

• Analyse-cookies (Google Analytics): Vi bruker Google Analytics for å samle inn anonym statistikk om besøk og bruksmønster.

Du kan når som helst endre dine cookie-preferanser i nettleseren.

10. Endringer

Erklæringen kan bli oppdatert ved endringer i regelverk eller behandlingspraksis. Den nyeste versjonen vil alltid være tilgjengelig via våre nettsider eller ved forespørsel.

Personvernerklæring for Chatbot-tjenester levert av ArctiqTek

ArctiqTek leverer AI-chatboter til bedrifter, med Chatbase (Chatbase.co Inc.) som underleverandør. Når du bruker en chatbot levert av en av våre bedriftskunder, gjelder følgende:

Behandlingsansvarlig

Den bedriften som eier chatboten er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn gjennom chatboten. ArctiqTek og Chatbase opptrer som databehandlere på vegne av denne bedriften.

Hvilke opplysninger samles inn?

• Navn, e-postadresse og annen informasjon du selv oppgir i chatten

• Tekniske data som IP-adresse og nettleserinformasjon

Formål og bruk av opplysninger

Opplysningene brukes for å kunne besvare dine spørsmål og gi deg best mulig service via chatboten. Dataene behandles konfidensielt og deles kun med den aktuelle bedriften og Chatbase.

Lagring og sikkerhet

Data lagres og behandles i henhold til GDPR og SOC 2 Type II-standarder. All informasjon er kryptert både under overføring og lagring. Chatbase bruker kun underleverandører som er godkjent i henhold til GDPR. Se oversikt over underleverandører her: https://trust.chatbase.co/subprocessors

Dine rettigheter

Dersom du ønsker innsyn i, retting eller sletting av data du har oppgitt i en chatbot levert av NivoTek, må du kontakte den aktuelle bedriften (behandlingsansvarlig). ArctiqTek bistår våre bedriftskunder med å ivareta slike henvendelser.

Mer informasjon

For mer informasjon om Chatbase og deres behandling av data, se:
https://www.chatbase.co/legal/privacy